Dreiundvierzig Abläufe, die in Praxen, Instituten und Fachverbänden regelmässig von Hand laufen und nicht müssten. Keine Liste von Möglichkeiten, sondern von Dingen, die ich in laufenden Projekten gebaut habe oder gefragt worden bin.
Anmeldung, Termine, Warteliste
- Kursanmeldung mit Platzzählung: Ist der Kurs voll, geht die nächste Anmeldung auf die Warteliste, ohne dass jemand nachzählt
- Nachrücken von der Warteliste, sobald jemand absagt, mit Frist und automatischer Weitergabe an die nächste Person
- Bestätigungsmail mit den Angaben zum Kurs, dem Ort und der Rechnung im Anhang
- Erinnerung zwei Tage vor dem Termin, per Mail oder SMS
- Absagen bis zu einer Frist selbst erledigen lassen, statt sie im Sekretariat zu bearbeiten
- Teilnehmerliste als Datei zum Kursbeginn, statt sie aus dem Postfach zusammenzusuchen
- Anwesenheit erfassen und daraus die Bescheinigung erzeugen
- Erstgespräch-Anfragen nach Dringlichkeit vorsortieren, bevor sie jemand liest
Geld: Rechnungen, Mahnungen, Beiträge
- QR-Rechnung direkt aus der Anmeldung erzeugen und mitschicken
- Zahlungseingang mit der Teilnehmerliste abgleichen, statt zwei Listen nebeneinander zu führen
- Mahnlauf in Stufen, mit unterschiedlichem Ton je Stufe
- Jahresbeiträge eines Verbands in einem Lauf, mit Abgleich gegen die Mitgliederliste
- Rückerstattung bei Absage nach Frist berechnen, statt jedes Mal nachzuschlagen
- Buchungssätze für den Treuhänder als Datei, monatlich, ohne Abtippen
- Honorarabrechnung für freie Dozentinnen aus den geleisteten Stunden
Kommunikation mit Klientinnen und Mitgliedern
- Newsletter-Strecke nach einem Kurs: drei Mails über sechs Wochen, mit Bezug auf das Gelernte
- Erinnerung an die Weiterbildungspflicht, mit dem Stand der eigenen Stunden
- Wartelisten-Nachricht für ein Angebot, das es noch nicht gibt, mit Meldung sobald es startet
- Geburtstags- und Jubiläumsnachricht an Mitglieder, ohne Kalenderpflege
- Rückmeldebogen nach dem Kurs, automatisch verschickt und ausgewertet
- Sammelversand an eine Kursgruppe, personalisiert, ohne Blindkopie-Feld
- Abwesenheitsregel für die Ferien, die auf die Warteliste verweist statt ins Leere
Inhalte und Website
- Kurskatalog aus einer Tabelle erzeugen, statt jede Seite von Hand zu pflegen
- Neue Kurstermine gleichzeitig auf Website, Newsletter und Instagram bringen
- Instagram-Beiträge programmatisch aus einer Vorlage, mit Text und Bild
- Vortragsaufnahme in einen Blogentwurf verwandeln, den Sie nur noch redigieren
- Bildschirmfotos und Bilder automatisch auf Grösse und Format bringen
- Personenseiten aus einer Liste erzeugen, wenn ein Team wächst
- Meldung an die Suchmaschinen, sobald eine Seite geändert wurde
Ablage, Dokumente, Aufsicht
- Protokolle nach der Sitzung ablegen, benennen und durchsuchbar machen
- Verträge mit Ablaufdatum überwachen und rechtzeitig erinnern
- Eingangsrechnungen nach Lieferant und Monat einsortieren
- Dokumente für den Vorstand freigeben, ohne sie per Mail zu verschicken
- Sicherungen prüfen und melden, wenn eine ausbleibt
- Überwachung, ob jeder Ablauf durchgelaufen ist, mit Meldung wenn nicht
- Warnung, wenn sich am Dateibestand der Website etwas ändert
KI–Assistenz
- Chatbot für die Fragen, die zwanzigmal im Monat kommen, mit Ihren Inhalten als Grundlage
- Assistent, der Ihre Ablagen durchsucht und die Fundstelle nennt statt zu raten
- Transkription von Sitzungen und Vorträgen, mit Sprecherzuordnung
- Erstentwurf für wiederkehrende Schreiben, den Sie nur noch prüfen
- Zusammenfassung langer Fachtexte für die eigene Weiterbildung
- Übersetzung von Kursbeschreibungen ins Französische, als Entwurf zur Prüfung
- Vorsortierung eingehender Anfragen nach Thema und Dringlichkeit
Woran Sie erkennen, ob sich etwas lohnt
Drei Fragen reichen meistens. Machen Sie es öfter als einmal im Monat? Dauert es jedes Mal länger als zehn Minuten? Und passieren dabei Fehler, die jemand nachträglich suchen muss? Bei dreimal ja lohnt es sich fast immer.
Rechnen Sie gegen die Arbeit, die wegfällt. Eine Sekretariatsstunde kostet in Zürich zwischen 70 und 85 Franken. Wer wöchentlich eine Stunde Anmeldungen überträgt, zahlt dafür im Jahr rund 4’000 Franken. Ein Ablauf, der das übernimmt, kostet ab 2’400 Franken in der Einrichtung und 190 im Monat.
Wo sich etwas nicht lohnt: bei Abläufen, die zweimal im Jahr vorkommen, bei Entscheidungen, die Fachurteil brauchen, und überall dort, wo die Ausnahme häufiger ist als der Regelfall. Dann kostet die Pflege des Ablaufs mehr, als er spart.
Wie es weitergeht
Die Preise für KI-Projekte und Automatisierungen stehen offen, und der Einstieg ist immer derselbe: eine Analyse für 1’400 Franken, die aufnimmt, welche Abläufe Sie haben, welche Daten wohin fliessen und wer im Fehlerfall etwas merkt. Das Ergebnis ist ein Plan mit Abnahmekriterien, und er gehört Ihnen auch dann, wenn kein Auftrag folgt.
Wenn Sie in dieser Liste nichts finden, was passt: Melden Sie sich trotzdem. Die Hälfte der Einträge hier stand vorher auf keiner Liste, sondern kam aus einem Gespräch.