Ein Assistent, der Ihre Ablagen kennt, Ihre Werkzeuge bedienen darf und Aufgaben eigenständig zu Ende bringt. Ich setze solche Systeme auf, gebe ihnen Gedächtnis, Zugriffsrechte und einen Arbeitsauftrag, und sorge dafür, dass sie nachvollziehbar bleiben.
Worüber wir zuerst reden
Das ist die Arbeit, bei der am meisten schiefgehen kann, und deshalb die, bei der ich am meisten über Grenzen rede. Was darf der Assistent, was darf er niemals, und woran merken Sie, dass er etwas Falsches tut.
Ein Assistent mit Schreibrechten auf Ihre Ablage ist ein Mitarbeiter ohne Arbeitsvertrag. Er braucht dieselben klaren Zuständigkeiten.
Was so ein System braucht
Gedächtnis, damit er nicht bei jedem Gespräch von vorn anfängt. Eine Beschreibung seiner Aufgabe und seiner Grenzen. Zugriff auf genau die Werkzeuge, die er braucht, und auf keine anderen. Und ein Protokoll, in dem nachlesbar ist, was er getan hat.
Ohne Protokoll ist ein Assistent eine Blackbox, der man glauben muss.
Mit Protokoll ist er ein Werkzeug.
Was Sie bekommen
- Aufsetzen des Assistenten samt Gedächtnis und Arbeitsauftrag
- Anbindung an die Werkzeuge, die er tatsächlich braucht
- Klare Grenzen: was er darf, was er nie darf
- Protokollierung, damit jede Handlung nachvollziehbar bleibt
- Einarbeitung, damit Sie ihn selbst steuern können
Was ein Assistent können muss, um Arbeit abzunehmen
Ein Chatfenster, das nur Text erzeugt, spart keine Zeit — es verschiebt sie. Nützlich wird ein Assistent erst, wenn er drei Dinge hat: Zugriff auf Ihre Ablagen, das Recht, Ihre Werkzeuge zu bedienen, und ein Gedächtnis über einzelne Gespräche hinaus.
Zugriff auf Ablagen heisst, dass er Ihre Dokumente, Mails und Notizen durchsuchen kann, statt sich auf Allgemeinwissen zu stützen. Werkzeuge bedienen heisst, dass er einen Termin wirklich einträgt, statt Ihnen zu erklären, wie man das macht. Gedächtnis heisst, dass Sie nicht bei jedem Start denselben Zusammenhang erklären.
Jede dieser drei Fähigkeiten bringt ein Risiko mit, und deshalb gehört zu jeder eine Grenze: welche Ablagen, welche Werkzeuge, was wird behalten und was nicht.
Rechte, Protokoll und die Frage, wer haftet
Ein Assistent, der alles darf, ist ein Zugang zu Ihrem gesamten Betrieb. Deshalb wird nicht pauschal freigegeben, sondern einzeln: lesen ja, schreiben nur hier, löschen nie. Vorgänge mit Aussenwirkung — eine Mail verschicken, eine Rechnung stellen, einen Termin absagen — bekommen einen Bestätigungsschritt davor.
Jede Handlung wird protokolliert, und zwar so, dass sich hinterher nachvollziehen lässt, was auf welcher Grundlage geschah. Ohne dieses Protokoll gibt es im Streitfall nur zwei Aussagen und keine Belege.
Bei Gesundheitsdaten kommt Art. 321 StGB dazu: Das Berufsgeheimnis gilt auch gegenüber technischen Hilfsmitteln. Wer Klientendaten in einen Dienst gibt, ohne die Grundlage dafür zu haben, verletzt es — unabhängig davon, wie gut der Dienst ist. In solchen Fällen läuft der Assistent auf eigener Infrastruktur oder gar nicht.
Wo ein Assistent nichts verloren hat
- Bei Auskünften, auf die jemand eine Entscheidung über Jahre stützt — Zulassung, Kosten, rechtliche Fragen
- Überall dort, wo eine erfundene Antwort teurer ist als eine ausbleibende
- In der direkten Kommunikation mit Klientinnen und Klienten in einer Krise
- Bei allem, was ohne Vier-Augen-Prinzip nach draussen geht
Ein guter Assistent erkennt seine Grenze und übergibt an einen Menschen, statt zu raten. Das ist keine Bescheidenheit, sondern die einzige Bauweise, die im Alltag hält. Ein Assistent, der einmal etwas erfunden hat, wird danach von niemandem mehr benutzt — und das zu Recht.
Womit gebaut wird
Als Modell kommt in der Regel Claude oder GPT zum Einsatz, je nach Aufgabe. Für den Zugriff auf Ihre Ablagen wird der Bestand durchsuchbar gemacht und die passende Stelle zur Frage mitgeliefert, statt das Modell raten zu lassen. Werkzeuge werden über klar umrissene Schnittstellen angebunden, jede mit eigener Berechtigung.
Wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft der Assistent auf eigener Infrastruktur mit einem lokal betriebenen Modell. Das ist langsamer und in der Qualität schwächer, und für Klientendaten ist es oft die einzige zulässige Bauweise. Diese Abwägung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Seit dem 2. August 2026 gilt in der EU zudem Art. 50 des AI Act: Wer mit einem KI-System interagiert, muss das erkennen können. Für die Schweiz gilt das nicht unmittelbar, für Angebote mit EU-Publikum aber schon — und unabhängig davon ist es die Bauweise, die Vertrauen erhält.
Wie ein Chatbot für eine Praxis oder ein Institut gebaut sein muss, damit er nichts erfindet, steht im Beitrag Chatbot für Praxis und Institut.
Häufige Fragen
Was kann so ein Assistent konkret?
Rechercheaufträge zu Ende bringen, Entwürfe schreiben, Daten aus Dokumenten holen, wiederkehrende Abläufe anstossen. Nicht: eigenständig Entscheidungen treffen, die Geld oder Menschen betreffen.
Sieht er unsere Klientendaten?
Nur, wenn Sie ihm diesen Zugriff geben, und davon rate ich im Gesundheitsbereich ab. Ein Assistent für Verwaltung und Kommunikation braucht keine Behandlungsdaten.
Läuft das bei uns oder in der Cloud?
Beides ist möglich. Lokal ist teurer und langsamer, dafür verlassen die Daten das Haus nicht. Diese Abwägung treffen wir vor dem Aufsetzen, nicht danach.
Was, wenn er Unsinn macht?
Deshalb das Protokoll und die engen Rechte. Ein Assistent, der nur vorschlagen und nicht ausführen darf, kann wenig kaputtmachen. Ausführungsrechte gibt es Schritt für Schritt und nur dort, wo ein Fehler auffällt.
Sind unsere Daten sicher, wenn ein Sprachmodell darauf zugreift?
Das hängt davon ab, welches Modell wo läuft. Bei gewöhnlichen Betriebsdaten genügt meist ein Anbieter mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Bei Klienten- oder Patientendaten greift Art. 321 StGB, und dann läuft der Assistent auf eigener Infrastruktur oder gar nicht.
Was kostet der Betrieb eines Assistenten?
Zwei Posten: der einmalige Aufbau und die laufenden Modellkosten, die sich nach der Nutzung richten. Bei einem Assistenten für eine Person oder ein kleines Team liegen die laufenden Kosten meist im Bereich eines Abonnements, nicht eines Arbeitsplatzes.
Ein Assistent mit Gedächtnis, Rechten und Protokoll kostet ab 6’900 Franken in der Einrichtung und 390 im Monat. Die übrigen Bausteine stehen unter Preise für KI-Projekte und Automatisierungen.